Das Präsenzmeeting galt jahrzehntelang als alternativlos – und selbst als Telefon- und Videokonferenzen technisch immer einfacher zu realisieren waren, hielt man am klassischen „Vor-Ort-Termin“ fest. Erst in den vergangenen zwei Jahren fand in vielen Betrieben ein Umdenken statt.
Inzwischen ist klar, dass der Arbeitsalltag im Büro der Zukunft anders aussieht, als bislang. Durch modernste Medientechnik werden neue Formen der Kollaboration möglich – und Mitarbeiter*innen im Home Office können ebenso an Meetings und Workshops teilnehmen, wie jene im Büro.
Diese hybride Form der Zusammenarbeit bringt aber natürlich auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Unternehmen sollten sich deshalb möglichst früh mit der Materie auseinandersetzen, um das volle Potenzial der neuen Arbeitswelt auszuschöpfen.
Die 5 Schritte zum hybriden Meeting
1. Interaktive Zusammenarbeit braucht modernste Medientechnik
Die Grundvoraussetzung für erfolgreiche hybride Meetings ist zeitgemäße Medientechnik – vor allem im Büro. Während remote zugeschaltete Mitarbeiter*innen im Regelfall mit einem leistungsstarken Notebook, einer hochauflösenden Kamera und einem hochwertigen Mikrofon gut ausgestattet sind, bedarf es in den Meetingräumen, in denen alles zusammenläuft, weitaus komplexerer Technik.
Multifunktionale Kreativräume und Huddle Rooms verfügen neben Video- und Audiolösungen im Regelfall über moderne Whiteboard-Lösungen, die Kollaboration überhaupt erst möglichen. Durch sie wird das Team an „einen Tisch gebracht“. Die Mitarbeiterin im Büro skizziert ihre Idee auf dem digitalen Whiteboard, der Mitarbeiter im Home Office ergänzt selbige daheim über sein Tablet.
Entscheidend dabei: Die Technologie im Hintergrund ist komplex, aber für die Endanwender*innen einfach nutzbar. Wer tiefer in die medientechnischen Aspekte eintauchen möchte, wird bei dem folgenden Artikel fündig.
2. Soziale Interaktion: Remote zugeschaltete Mitarbeiter*innen aktiv einbeziehen
Wenn Meetings vollständig remote oder ganz klassisch in Präsenz durchgeführt werden, sind alle Teilnehmer*innen „gleichwertig“. Entweder sitzen alle daheim vor ihren Bildschirmen, oder eben im selben Raum im Büro.
Anders sieht die Sache bei einem hybriden Meeting aus. Hier ergibt sich eine für viele zunächst ungewohnte soziale Dynamik, da einige Personen direkt nebeneinander sitzen, während andere per Videokonferenz zugeschaltet sind. Diese tritt besonders dann zu Tage, wenn eine große Gruppe im Büro auf nur ein oder zwei remote arbeitende Personen trifft.
Aus diesem Grund ist es bei hybriden Meetings besonders wichtig, alle Teilnehmer*innen aktiv miteinzubeziehen. Denn nur wenn sich alle als gleichwertiger Teil des Teams verstehen, sind Kollaboration und kreativer Austausch auf Augenhöhe möglich.
3. Hybride Meetings brauchen eine starke Moderation
Folglich kommt bei hybriden Meetings der Moderation eine zentrale Rolle zu. Sie muss sicherstellen, dass jeder Gehör findet und die Chance hat, sich einzubringen. Hilfreich kann dabei eine zum Meeting-Format passende Agenda sein.
Zudem muss die Moderation dafür sorgen, dass die dafür vorgesehenen digitalen Kollaborationstools von allen Beteiligten genutzt werden. Gerade in Unternehmen, in denen hybride Meetings noch neu sind, neigen die vor Ort anwesenden Teilnehmer*innen häufig dazu, zu Formen der Interaktion zu greifen, die remote zugeschaltete Personen ausschließen.
4. Wenn das Meeting hybrid ist, muss es auch die Pause sein
Gerade bei längeren Terminen ist es wichtig, regelmäßig kurze Pausen einzulegen. Denn häufig entstehen gute Ideen nicht während des Meetings, sondern im Rahmen sozialer Interaktionen am Rande.
Wenn nun aber bei einem hybriden Meeting in der Pause alle Teilnehmer*innen im Büro zur Kaffeemaschine in der Cafeteria stürmen und die anderen daheim vor ihren Bildschirmen sitzen lassen, fehlt genau dieser Austausch.
Deshalb gilt es auch die Pausen „hybrid“ zu gestalten. Möglichkeiten gibt es viele. So ist es medientechnisch beispielsweise kein Problem, auch Pausenräume so auszustatten, dass man sich dort mit Kolleg*innen zur digitalen Kaffeepause treffen kann.
5. Allgemeine Tipps für hybride Meetings
Abgesehen von den oben beschriebenen Basics gibt es eine Reihe von Dingen, die Ihrem Team und Ihnen den Einstieg in die Welt der hybriden Meetings erleichtern:
- Achten Sie auf ein ausgewogenes Verhältnis aus remote zugeschalteten und im Büro anwesenden Personen.
- Starten Sie das Online Meeting 10 bis 15 Minuten früher, sodass sich jeder in Ruhe einfinden kann.
- Stellen Sie im Vorfeld sicher, dass alle Teilnehmer*innen über die notwendigen technischen Ressourcen verfügen.
- Binden Sie Remote-Teilnehmer*innen wann immer möglich auch in Small Talk (etwa vor Beginn des Termins) ein.
- Remote-Zugeschaltete sollten zuerst zu Wort kommen.
- Lassen Sie etwas längere Pausen zwischen Ideen/Fragen.
- Am Ende des Meetings sollten die Anwesenden nicht einfach aufspringen und den Raum verlassen, sondern sich von ihren Kolleg*innen im Home Office verabschieden beziehungsweise noch ein paar Minuten für Small Talk einplanen.
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