Bild links oben
VST - Logo Präsentationstechnik

Konzepte für Konferenzräume - maßgeschneiderte Lösungen

Die Ausstattung von Medienräumen für Konferenzen, Besprechungen oder Schulungen erfordert ein hohes Maß an Kompetenz, Kreativität und Qualität bei der Realisierung durch das ausführende Systemhaus.
 
Leider drängen mehr und mehr Anbieter aus Bereichen, die traditionell nichts mit dem Thema Konferenz- und Medientechnik zu tun haben und nicht über entsprechendes Know-how und Erfahrung verfügen in diesen Markt. Der Kunde erwartet jedoch eine bedarfsgerechte Beratung mit der notwendigen Kompetenz, die nur ein erfahrenes Systemhaus bieten kann. Bei den Systemhäusern der Professionals ist die Beratung und Planung die Grundlage für eine spätere effiziente Raumnutzung, die den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen gerecht wird. Ziel eines Raumnutzungskonzeptes muss es sein, höchstmögliche Nutzungseffizienz im Unternehmen zu erzielen.
 
Die Beratung und die Bedarfsermittlung sind die Voraussetzung für eine professionellen, nutzungs-orientierten Lösung. Dabei sollten bei einem ersten Beratungsgespräch mit den Anwendern folgende Fragen geklärt werden:

 

Kommunikationskonzept:
Hier geht es um die geplante Nutzung des Konferenzraumes: Wer nutzt den Raum mit welchen Zielen? Wie groß ist die Personenzahl in der Regel und maximal? In welcher Form soll der Raum genutzt werden (Präsentation, Konferenz, Diskussion, Schulung)? Wie repräsentativ soll der Raum sein? Welches Image will das Unternehmen mit der Einrichtung vermitteln?
 
Raumkonzept
Wie groß ist der Raum bei welchem Grundriss? Wie stellen sich Raumakustik (Oberflächen) und Lichtverhältnisse (Tageslicht, Kunstlicht, Jalousien, Verdunkelung) dar? Erlauben Decke, Fußboden und Wände eine problemlose Installation der Medientechnik? Ist der Raum gut zu belüften bzw. zu klimatisieren? Ist eine geeignete Infrastruktur vorgesehen/vorhanden (ISDN, LAN, Internet, Kabel-TV)?
 
Medienkonzept
Welche Technik wird zurzeit genutzt? Ist ein Telefon- oder Videokonferenz-System geplant und sinnvoll? Welche Bildgröße ist notwendig (Aufprojektion, Rückprojektion, Flachbildschirm)? Wie muss die Audioanlage dimensioniert sein? Wie viele und welche Mikrofone (Funk- oder drahtgebunden) sind notwendig? Welche klassischen Präsentationsmedien werden gewünscht (Flipchart, Whiteboard, Pinboard, Schienensystem)? Welche Anforderungen werden an das Bedienkonzept gestellt (Mediensteuerung mit Touch Panel)? Wie hoch soll der Automationsgrad für diesen Raum sein? Sollen der Raum über Makros / Szenarien bedient werden? Soll Haus- und Medientechnik täglich per Timer ein- und ausgeschaltet werden? Soll der Raum auch über den Arbeitsplatz-PC eines Mitarbeiters im Unternehmen bedienbar sein?
 
Implementierungskonzept
Hier geht es um die problemlose Einführung der neuen Technik und um die effiziente und nachhaltige Nutzung: Werden die Anwender in die Konzepterstellung mit eingebunden? Wer bedient die Technik mit welcher Erfahrung? Welche Schulungsmaßnahen sind notwendig? Wie erfolgt das Raummanagement? (Belegung, Ordnung, Sauberkeit, Überwachung der Technik)
 
Servicekonzept
Wer betreut und pflegt die Technik hausintern? Welche Servicereaktionszeiten werden gewünscht? Ist ein Wartungsvertrag sinnvoll? In welchen Intervallen soll die Technik gewartet werden? Wie erfolgt ein regelmäßiges Update der Software?
 
Kosten

Bevor ein Konzept entsprechend der ermittelten Vorgaben der Nutzer erarbeitet wird, sollte in jedem Fall die Höhe des geplanten Budgets bekannt sein und besprochen werden. Oft ergibt sich aus einem ersten Beratungsgespräch und der Bedarfsermittlung die Notwendigkeit, das Budget anzupassen.
 
Management von Konferenzräumen
Bei mehreren vorhandenen oder neu eingerichteten Räumen stellt sich die Frage des effizienten Managements. Hier ist es sehr sinnvoll, einem Haustechniker im Unternehmen eine Monitoring-Software für Überwachung, Steuerung und Management der unterschiedlichen Räume zur Verfügung zu stellen. Dies wird umso wichtiger, je komplexer und umfangreicher eine Installation ist und je mehr Räume parallel genutzt werden können, Ein professionelles Management-System, das sich problemlos in die Netzwerk-Struktur integrieren lässt, beugt Geräteausfällen vor und verringert die Ausfallzeiten sowie Servicekosten.
 
Die Firmengruppe der Professionals AV - Solution Partner repräsentiert höchste Standards bei der Beratung, Konzepterstellung, Realisierung und Wartung von Konferenzräumen und garantiert ihren Kunden jederzeit schnellen und kostengünstigen Service vor Ort.

Anfahrt      Sitemap      AGB      Zertifikate      Impressum